構造変化への対応:デジタル化に取り組む

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弊社「生産管理システム」の紹介へ

フォーラム:「ちいさな企業のイノベーション」
日時:平成26年5月9日(金)18:00 ~20:30
内容は、棚卸し作業の効率化など情報化の基本的な考え方などの講演をいたしました。
しばらくおまちください・・・

IT導入補助金

政府系金融機関の情報化投資融資制度(IT活用促進資金)など

ItProACTIVE:“攻め”のITを具現化できている企業はいまだ少数

中小企業白書(2019)では、構造変化への対応が必要とされている、その中でもデジタル化の対応が、今、急務となっています。下記①から④は中小企業白書(2019)の第3部 中小企業・小規模企業経営者に期待される自己変革 :第1章 構造変化への対応 からの抜粋です。

①インターネットの普及 第2の変化はデジタル化の進展である。 (第1の変化は人口減少)
1990年代に入って、民間でもインターネット の利用が可能になり5、1997年時点において9.2% に過ぎなかったインターネットの世帯普及率は、 2002年時点では54.5%と急拡大6し、2010年以降 はおおむね80%程度の水準で推移している。世帯主年齢別のパソコン・スマー トフォンの保有率の2010年から2017年までの推移では、2010年時点でパソコ ンの保有率はスマートフォンの保有率を大きく上 回っていたが、2017年時点では20~64歳までの 世代でスマートフォンの保有率がパソコンの保有 率を上回っている。また、パソコンの保有率は全 世代を通じて2010年から2017年にかけて低下し ているが、スマートフォンの保有率は全世代を通 じて大幅に上昇している。
②中小企業のICT活用状況
ここからは、中小企業のインターネットの活用 状況を、総務省「平成29年通信利用動向調査」 9 を利用して見ていく。 インターネットの普及を企業側から見ると、情 報発信や取引の手段の範囲が大きく広がったと捉 えることができる。 インターネット普及時代の購買行動は、 「AISAS10」というモデルで知られており、購買 の過程で、インターネット上で「検索」をするこ とが一般的になっている。言い換えれば、顧客との接点がインターネット上で設けられるように なっており、自社の存在や商品・サービスの認知 度を高めるためにはインターネット上での情報発 信が重要であるといえる。従業員規模別に見た、ホーム ページの開設状況の推移である。これを見ると、 2010年と2017年を比較すると、中小企業、大企 業ともにホームページを開設している企業の割合 が若干増加しているが、2010年時点で既に大部 分の企業がホームページを開設しており、顧客と の接点となる窓口は設けられているといえる。
③中小企業における電子商取引(ElectricCommerce,以下、「EC」)の利用状況
人口減少により、特に地方部では需要の減少が 顕著であるが、ICT技術は地域を超えた販路拡大 の可能性をもたらす。 その1つとして注目されるのは、ECである。 一般に、ECはインターネット上で行われる商品・サービスの取引を指し、企業同士の取引BtoB)、消費者向けの取引(BtoC)の両 面で拡大を続けている。
④第4次産業革命18がもたらす、「経営資源の格 差解消」の可能性

デジタル化実例(運送業)

  1. お客様からの注文を電話やFAXで受注
  2. 受注情報を予定表(=運行管理表)に手書きで記載し、これを元に陸送代行を実施。
  3. 予定表を元に毎日、請書(実施報告)をデータ作成し、お客様にデータ等で送付。
  4. 月次では、毎月請求書を発行している(全体で約100通となり、顧客毎に締め日が違う)のですが、営業所ごとに”案件明細を手入力”しています。
  5. ドライバー毎に報酬配分をするための支払明細を作成する
  6. 請求書と支払明細情報を集計・チェックし、会計ソフトに入力し会計事務所に送付して試算表や決算に使用。
1から6の課題

3,4,5も細かい作業で、事務担当が入力しますが社長もチェックしないといけません。また⑥では、 社長の毎月の作業は10時間ほどになり、営業や事業活動にも影響しています。2で予定表を作る時点で電子化すれば事務作業を効率化出来ると思慮していますが、複数人で運行管理(予定表作成)をしていることや顧客(営業所ごと)向けの請求書や請求書、支払明細、会計ソフトに入力するための集計をいかに効率化するかが課題です。

解決策:IT導入補助金の利用を検討する
  1. FAX受注の内容は、スキャン(プリンター、あるいはFAXを利用する)してデジタルデータに変換(テキスト:txt):データ1とする。
  2. データ1をExcelで入力する:人力工数と人的ミス削減効果があります。:データ2とする。
  3. 顧客コード、営業所コードをデータ2に付加します。
  4. データ2をCSVファイルに変換して会計ソフトにインポートする(Excel使い道1:CSVファイルを使用するを参照して下さい):人力工数と人的ミス削減効果があります。
  5. 以上で人力工数と人的ミスは半減します。

ICTの活用の一つとして

EDI利活用による生産性向上が考えられるが、上記1は受注先がWeb発注を行っていれば、解決策における1は、必要がなくなりますが、中小企業を対象とした中小企業共通EDIが利用できます。 中小企業共通EDIとは、ITの利用に不慣れな中小企業でも、簡単・便利・低コストに受発注業務のIT化を実現できる汎用性の高い仕組みです。 受発注業務が中小企業共通EDIにより標準化されることで、取引先ごとに用意していた専門端末や用紙が不要となり、山積みになっていた伝票をデータで一元的に管理できるなど、中小企業が抱える受発注業務のIT化に係る問題を解決するとともに、1.業務効率アップでコスト削減.人的ミスを軽減3.過去現在の取引データの検索の簡素化を実現できます。 (EDI=Electronic Data Interchange,電子データ交換)

中小企業共通EDI標準の公開について
平成28年度経営力向上・IT基盤整備支援事業(次世代企業間データ連携調査事業)を受託した特定非営利活動法人ITコーディネータ協会のホームページで公開されています。 詳しくは、以下をご覧ください。
中小企業共通EDI標準(初版)の公開(ITコーディネータ協会)
中小企業共通EDI導入支援団体について
平成28年度経営力向上・IT基盤整備支援事業(次世代企業間データ連携調査事業)に参加したITベンダーを中心に、中小企業共通EDIの普及推進を目的に、平成30年4月に「つなぐITコンソーシアム」が結成されました。 つなぐITコンソーシアムは、中小企業共通EDIで生産性向上を目指す中小企業を、導入検討から運用まで強力にサポートします。 コンソーシアムの詳細、導入相談等については、以下のホームページをご覧ください。 つなぐITコンソーシアム
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