Excelの使い道:CSVファイルを処理する

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エクセル(Excel)をどのように使用していますか?と聞かれたら、何と答えますか、一般的に“表を作成しています”と答える方が多いと思いますが表のみ(合計、平均・・・グラフなどを含んだもの)を作成していては、Excelの機能を充分使用しているとはいい難いですね。このページではExcelの基本的な使用方法を解説はしていません、このページはcsvファイルを使用して業務効率を上げる方法を記載しています

このサイトでは、

  1. ワード(Word)とエクセル(Excel)との違い
  2. ワード(Word)とエクセル(Excel)の融合
  3. ワード(Word)とエクセル(Excel)で事務工数半減
  4. ワード(Word)のツールバーを理解する
  5. ワード(Word)とエクセル(Excel)だけでなくOfficeを使いこなそう。

    のようにワード(Word)からエクセル(Excel)を利用する方法を、いくつか紹介していますので、参考までに参照して下さい。

エクセルデータをCSVファイルに変換し他のソフトと連結する

エクセルはCSVファイルを取り扱える(入出力する)ことができます
*CSVファイルとは、CSV(Comma Separated Value)の略で、「カンマやスペースで値を区切ってデータ表現(作成)されたもの」です、CSVファイルはテキストファイルなので「メモ帳(Windows基本ソフト)」でも取り扱えることができます。

エクセルを利用して請求書を作成している方を、多く見かけますが、下記の請求書は上記  ワード(Word)とエクセル(Excel)で事務工数半減 の方法で作成したシートです、品番と個数を入力するだけ請求金額を計算できる式も定義され、大変便利です。
ここでは作成された請求書のデータをCSVファイルに変換して他のソフトと連結ことで業務工数を減らすことができます。
例えば、経理ステムを起動して請求書データとしてCSVファイルを入力(インポート)すると、経理システムでは、請求書データの入力が不要となり、事務工数の削減となります。(経理システムによっては、伝票番号、勘定科目番号などを追加する必要があります。)

エクセルデータをCSVファイルに変換する方法

上記、Cで作成したワードとエクセルで作成した請求書(左側)のエクセルデータを部分(右側)があるとします。

これをExcelの「名前を付けて保存」で(csv:カンマ区切り)指定で保存します。(下図左側)
保存された内容は下記の様になります。(「メモ帳(Windows基本ソフト)」で開いた結果)(下図右側)

この状態では、経理ステムでは入力(インポート)できないと思いますので、下図の様に修正をします(経理ステムに対応)

経理ステムで入力できる、csvファイルの様式は経理ステムによって異なります。経理システムの仕様書で確認して下さい。
上図から左図の様に変換する作業を、Visual Basic for Application(通称:VBA)使用してマクロを作成することでcsvファイルへの変換作業は自動化でき、事務作業効率が数倍上がります。
csvファイルを利用して業務を改善する方法は、 会計処理データで在庫管理を行う生産管理システムと会計管理システムとのデータ連携。 FAX受注からWEB受注に切替て上記の納品書などに変換して使用する、など方法があります。
この様に請求書の処理など、毎月、「締め日」が近づくと、こうした業務が急増する。そして、経理部門などのバックオフィスは多忙を極めることになる。これは、多くの企業で毎月繰り広げられている「よくある光景」だろう。しかし、今後もそれが続くとしたら、その企業は働き方改革に失敗したといわれかねない。今、締め日前後のバックオフィスへの業務集中は、真っ先に改革すべき対象なのである。

CSVファイルをエクセルで入力する方法

上記で作成した、exc_6_cnv.csvを入力する場合は、ファイル名をクリックするか、Excelを起動してから「開く」を行えば 「A」のように、表示されます。exc_6_cnv.csvがテキストexc_6_cnv.txtとして保存していた場合はExcelを起動してから「開く」をクリックして
「B」、「C」、「D」の順序で行います。結果は「A」と同様になります。開いた後に、データ追加や表示方法を変更した場合はxlsなどで保存する事。


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