Excelの使い道:CSVファイルを使用する

エクセル(Excel)をどのように使用していますか?と聞かれたら、何と答えますか、一般的に“表を作成しています”と答える方が多いと思いますが表のみ(合計、平均・・・グラフなどを含んだもの)を作成していては、Excelの機能を充分使用しているとはいい難いですね。このページではExcelの基本的な使用方法を解説はしていません、このページはcsvファイルを使用して業務効率を上げる方法を記載しています

このサイトでは、

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    エクセルデータをCSVファイルに変換し他のソフトと連結:以降エクセルとします。

    エクセルはCSVファイルを取り扱える(入出力する)ことができます
    *CSVファイルとは、CSV(Comma Separated Value)の略で、「カンマやスペースで値を区切ってデータ表現(作成)されたもの」です、CSVファイルはテキストファイルなので「メモ帳(Windows基本ソフト)」でも取り扱えることができます。

    エクセルを利用して請求書を作成している方を、多く見かけますが、下記の請求書は上記 C.の方法で作成したシートです、品番と個数を入力するだけ請求金額を計算できる式も定義され、大変便利なものもあります。
    ここでは作成された請求書のデータをCSVファイルに変換して他のソフトと連結ことで業務工数を減らすことができます。
    例えば、経理ステムを起動して請求書データとしてCSVファイルを入力(インポート)すると、経理ステムでは、請求書データの入力が不要となります。(経理ステムによっては、伝票番号、勘定科目番号などを追加する必要があります。)

    エクセルデータをCSVファイルに変換方法

    上記 Cで作成したワードとエクセルで作成した請求書(左側)のエクセルデータを部分(右側)があるとします。

    これをExcelの「名前を付けて保存」で(csv)指定で保存すると
    下記の様になります。(「メモ帳(Windows基本ソフト)」で開いた結果)

    この状態では、経理ステムでは入力(インポート)できませんので、下図の様に修正をします

    経理ステムで入力できる、csvファイルの様式は経理ステムによって異なります。経理システムの仕様書で確認して下さい。
    上図から左図の様に変換する作業を、Visual Basic for Application(通称:VBA)使用してマクロを作成することでcsvファイルへの変換作業は自動化でき、事務作業効率が数倍上がります。
    csvファイルを利用して業務改善方法には、 会計処理データで在庫管理を行う生産管理システムと会計管理システムとのデータ連携。などがあります。


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