Excelの使い道:CSVファイルを処理する
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企業を取り巻く環境が変化する中、従来の会計システムの運用方法を変更するなど、会計システムの利用動向にも変化が現れている。2019年7月に実施された会計システムの利用実態調査によると、オンプレミスでの運用が53.8%、クラウドサービスでの運用が21.0%となり、17年の調査と比べてクラウド利用が13.3%から約8%増加。企業規模別で見ると、従業員数10~100人未満の中小企業でのクラウド利用率が最も高い結果(26.4%)となった。
   また現在利用しているシステムに対し、全体的には不満や問題点はないものの、「運用コストが高い(22.2%)」「周辺システムとの連携(14.8%)」「会計業務に手間が掛かる(13.6%)」など、コスト面や業務効率の面で不満を抱えている企業が多く、従業員数1000人以上の大企業では、「周辺システムとの連携(24.8%)」と「税制改正へのスムーズな対応(12.0%)」が強い課題感として表れた。
というような、会計システムの利用動向ですが、これは大中企業におけるものです、小規模企業においては、これらの風潮に惑わされることの内容にEXCELなど上手に・巧みに使用することをお勧めします。
まずは、 エクセル(Excel)をどのように使用していますか?と聞かれたら、何と答えますか、一般的に“表を作成しています”と答える方が多いと思いますが表のみ(合計、平均・・・グラフなどを含んだもの)を作成していては、Excelの機能を充分使用しているとはいい難いですね。このページではExcelの基本的な使用方法を解説はしていません、このページはcsvファイルを使用して業務効率を上げる方法を記載しています

このサイトでは、

  1. ワード(Word)とエクセル(Excel)との違い
  2. ワード(Word)とエクセル(Excel)の融合
  3. ワード(Word)とエクセル(Excel)で事務工数半減
  4. ワード(Word)のツールバーを理解する
  5. エクセル(Excel)のツールバーを理解する
  6. ワード(Word)とエクセル(Excel)だけでなくOfficeを使いこなそう。

    のようにワード(Word)からエクセル(Excel)を利用する方法を、いくつか紹介していますので、参考までに参照して下さい。

CSVファイルとは

CSVファイルとは、CSV(Comma Separated Value)の略で、「カンマやスペースで値を区切ってデータ表現(作成)されたもの」です、CSVファイルはテキストファイルなので「メモ帳(Windows基本ソフト)」でも取り扱えることができます。

エクセルデータをCSVファイルに変換し他のソフトと連結する

エクセルはCSVファイルを取り扱える(入出力する)ことができます
エクセルを利用して請求書を作成している方を、多く見かけますが、下記の請求書は上記  ワード(Word)とエクセル(Excel)で事務工数半減 の方法で作成したシートです、品番と個数を入力するだけ請求金額を計算できる式も定義され、大変便利です。
次項目では作成された請求書のデータ(エクセルシート)をCSVファイルに変換して他のソフト(会計ソフトなど)と連結することで業務工数(人的ミス・時間削減・・・)を減らすことができます。
例えば、経理ステムを起動して請求書データとしてCSVファイルを入力(インポート)すると、経理システムでは、請求書データの入力が不要となり、事務工数の削減となります。(経理システムによっては、伝票番号、勘定科目番号などを追加する必要があります。)

エクセルデータをCSVファイルに変換する方法

ワードとエクセルで作成した請求書(左側)のエクセルデータ(単一シート:xls、xlsx)があるとします。

これをExcelの「名前を付けて保存」で(csv:カンマ区切り)指定で保存します。(複数シートはNG)(下図左側)
保存された内容は下記の様になります。(下図右側)「メモ帳(Windows基本ソフト)で保存した内容を開けてみると下図の右側のように表示されます。

この状態では、経理ステムでは入力(インポート)できないと思いますので、例えば下図の様に修正(合計などを削除)します(各経理システムに異なります)

経理ステムに入力できる、csvファイルの様式は経理システムにより異なります。経理システムの仕様書で確認して下さい。
上図から左図の様に変換する作業を、Visual Basic for Application(通称:VBA)使用してマクロを作成することでcsvファイルへの変換作業は自動化でき、事務作業効率が数倍上がります。
csvファイルを利用して業務を改善する方法は、 会計処理データで在庫管理を行う生産管理システムと会計管理システムとのデータ連携。 FAX受注からWEB受注に切替て上記の納品書などに変換して使用する、など方法があります。
この様に請求書の処理など、毎月、「締め日」が近づくと、こうした業務が急増する。そして、経理部門などのバックオフィスは多忙を極めることになる。これは、多くの企業で毎月繰り広げられている「よくある光景」だろう。しかし、今後もそれが続くとしたら、その企業は働き方改革に失敗したといわれかねない。今、締め日前後のバックオフィスへの業務集中は、真っ先に改革すべき対象なのである。

CSVファイルをExcelで入力する方法

上記で作成した、csvファイルを入力する場合は、Excelを起動してから「開く」を行えば 「A」のように、表示されます。
ファイル修飾子がTXT(txt)の場合はExcelを起動してから「開く」をクリックして
「B」、「C」、「D」の順序で行います。結果は「A」と同様になります。
開いた後に、データ追加や表示方法を変更した場合はxlsなどで保存する事が出来ます。

A.CSVファイルを利用した中小企業共通EDI導入を援助します。

中小企業共通EDIとは

B.excelからCSVファイルを作成して請求や給与振り込みに使用できる全銀協CSVファイル(下記)を作成します。

全銀協データフォマット.pdf

上記、A,Bについては メールでご連絡ください。

Excelとcsvファイルの関係についてお悩みの方は、まずは気楽にメールで現状をお知らせください
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