ワード(Word)とエクセル(Excel)で事務工数半減

「コストセンター(コストは集計されるものの利益は集計されない部門のことを言う)」、「バックオフィス」などと言われる管理(経理)部門においても、徹底的に効率化を進めることで、より付加価値の高い仕事が可能とななります。といって、早急に事務効率化システム(ソリューション)を導入しても、その効果がすぐに現れません。いきなり高価なシステムを導入せずに、使用しているMicrosoft Officeを使用して事務工数半減(作業時間のスピ-ドアップ)を行いましょう。 このサイトでは、文書作成効率化の為に下記のページを作成しています。
勤怠や有給休暇の確認・承認、出張費や交通費の精算、請求書の処理……。毎月、「締め日」が近づくと、こうした業務が急増する。そして、人事・総務部門などのバックオフィスは多忙を極めることになる。これは、多くの企業で毎月繰り広げられている「よくある光景」だろう。しかし、今後もそれが続くとしたら、その企業は働き方改革に失敗したといわれかねない。今、締め日前後のバックオフィスへの業務集中は、真っ先に改革すべき対象なのである。

これらを理解して上で、実用的なシステムを作成してみましょう、例えば、製造業の 情報の流れを下図の様に捉えてみましょう。


上図において、出荷情報は受注情報から作成するのが、本筋ですが、受注情報、生産情報、製品情報は企業によって様々な作成方法があるので、ここでは、出荷情報と請求情報は、ほぼ同等と考えられるので、出荷情報と請求情報を連結してWordとExcelで作成する方法を示します。FAX受注ではなくWEB受注を行っている企業においてはWEB受注データを使用すれば、下記の基本的なExcelシートは簡単に作成できます。

出荷情報について

通常、出荷情報は「納品書」として、作成されます、赤枠内がExcelで作成し、オブジェクトとして挿入した部分です。
参照するExcelbookには、該当月の明細シート「1gatu」と品番の情報を示す「mas」というシートが含まれています。
  1. 納品書の外枠をWordで作成
  2. Excelで納品する製品の詳細を部分を作成
  3. Excelを挿入
  4. 次月以降は、Excel部分右クリックして「open」を左クリックする
  5. 明細シート「1gatu」コピーして「2gatu」とする
  6. 「2gatu」に当月データを入力する

請求情報について

通常、請求情報は「納品書」と同様なので同じExcelデータを使用します作成方法は「出荷情報」と同じです。
出荷情報と請求情報が異なる場合は、出荷情報をコピーして請求情報として作成します。このように、「出荷情報」を「請求情報」として使用することで事務工数は半減します。
経理システムを使用している企業においては、「請求情報」をExcelファイルあるいは、CSVファイルに変換して経理システムの「売掛金」の入力データとしても利用できます。
CSVファイルの作成については、 CSVファイルと経理システムの詳細へ

この様な処理を行うと工程時間の減少となり、厚生労働省:~最低賃金の引上げに向けて~ 生産性向上の事例集(8ペ-ジ)に該当します

補足

ワード(Word)とエクセル(Excel)を使用してシステムアップを行う