ワード（Word）とエクセル（Excel）で事務（バックオフィス）作業時間半減
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「コストセンター（コストは集計されるものの利益は集計されない部門のことを言う）」、「バックオフィス」などと言われる管理（人事・総務・経理）部門においても、徹底的に効率化を進めることで、より付加価値の高い仕事が可能とななります。といって、早急に事務効率化システム（ソリューション）や
>ＲＰＡ（ロボティックプロセスオートメーション：Robotic Process Automation）
を導入しても、その効果はすぐに現れません。いきなり高価なシステムを導入せずに、使用しているMicrosoft Officeを使用して事務工数半減（作業時間のスピ-ドアップ）を行いましょう。
このサイトでは、文書作成効率化の為に下記のページを作成しています。
勤怠や有給休暇の確認・承認、出張費や交通費の精算、請求書の処理……。毎月、「締め日」が近づくと、こうした業務が急増する。そして、人事・総務・経理部門などのバックオフィスは多忙を極めることになる。これは、多くの企業で毎月繰り広げられている「よくある光景」だろう。しかし、今後もそれが続くとしたら、その企業は働き方改革に失敗したといわれかねない。今、締め日前後のバックオフィスへの業務集中は、真っ先に改革すべき対象なのです。
工数削減の一手として
上記リンク先内容を理解した上で、実用的なシステムを作成してみましょう、例えば、製造業の情報の流れを下図の様に捉えてみましょう。
図―１
上図において、出荷情報は受注情報から作成するのが、本筋ですが、受注情報、生産情報、製品情報は企業によって様々な作成方法があるので（一般的には、見積書（受注情報）→納品書→請求書のように使用します）、ここでは、出荷情報と請求情報は、ほぼ同等と考えられるので、出荷情報と請求情報を連結してWordとExcelで作成する方法を示します。ＦＡＸ受注ではなくＷＥＢ受注を行っている企業においてはＷＥＢ受注データを使用すれば、下記の基本的なExcelシートは簡単に作成できます。 下記、帳票における、項目の一覧・偏移表をご覧ください。
出荷情報について
通常、出荷情報は「納品書」として、作成されます、赤枠内がExcelで作成し、オブジェクトとして挿入した部分です。
参照するExcelbookには、該当月の明細シート「1gatu」と品番の情報を示す「mas」というシートが含まれています。
- 納品書の外枠をWordで作成
- Excelで納品する製品の詳細を部分を作成
- Excelを挿入
- 次月以降は、Excel部分右クリックして「open」を左クリックする
- 明細シート「1gatu」コピーして「2gatu」とする
- 「2gatu」に当月データを入力する
請求情報について
通常、請求情報は「納品書」と同様なので同じExcelデータを使用します作成方法は「出荷情報」と同じです。
出荷情報と請求情報が異なる場合は、出荷情報をコピーして請求情報として作成します。このように、「出荷情報」を「請求情報」として使用することで事務工数は半減します。
請求書の発行を行ったら、入金確認も必要となります。経理システムを使用している企業は、「請求情報」をExcelファイルあるいは、ＣＳＶファイルに変換して経理システムの「売掛金」の入力データとしても利用できます。このようにデータ連携をおこなうことにより入力ミスが発生するリスクも低くなります。
ＣＳＶファイルの作成については、 ＣＳＶファイルと経理システムの詳細へ
この様な処理を行うと工程時間の減少となり、厚生労働省：～最低賃金の引上げに向けて～ 生産性向上の事例集（8ペ-ジ）に該当します
補足
- 上記内容はOffice2013で作成しました。
- Office2013から(?)、挿入したExcelファイルはWordファイルからのみ編集可能となっているようです。
- WordへのExcelシートの挿入方法は3種類ありますので、こちらを参照してください。
- この方法は、マクロやMicrosoft Visual Basicは使用していません、 excelの関数を使用しています。
- 品番の情報を示す「mas」というシートは25件まで追加できます、25件以上の場合は行の中間に行を挿入する
さらに、「製品番号」を昇順に並べ替えることが必要です。下図は「mas」(Excelシート)の内容です。
製品番号 名称 詳細名称 単価 123456 ああいうえお aiueo 100.3 357951 さしすせそ sasisuseso 333.4 9877654 かきくけこ kakikukeko 1,000 「mas」を利用することで、明細シートの「品番」を入力すると「名称」、「詳細名称」、「単価」が自動入力され、「個数」を入力すると「金額」、「小計」、「消費税」、「合計」、「ご請求金額」が自動計算され表示されます。
- 毎月の出荷情報のシートが増えてきたら、出荷情報のグラフなどを作成してみると、時系列的な要素が把握する事ができる様になります
- 上記で作成したWordファイルをご希望の方は、下記、「お問い合わせ」よりご連絡ください。あるいは、
こちらのページよりダウンロードしてください
請求書＆受領書をExcelで作る
電子帳簿保存法の改正においては、請求書、受領書など電磁的記録による保存等が可能となりました。
上記では給与明細書のデジタル化において記述しましたが、請求書、受領書などのデジタル化を検討されている企業が多いと考えられています。電子帳簿保存法の改正に対応できる、請求書、受領書のデジタル化に対応できるExcelを作成しましたので公開します。
図―５
使用中の手書き伝票をＥＸＣＥＬなどに作成いたします、詳しくはExcelbook 伝票ソフトをご覧下さい。
帳票電子化（電子帳簿保存法の改正）の６つのメリットをご紹介
- 【１】帳票作成の手間を削減
- 記入ミスによる修正の工数、書き損じや書き方による判読ミスを削減できる。 CSVファイルの利用
- 【２】業務フローの効率化
- 紙を取り扱うことで生まれていた業務フローの非効率を解消できる
参考ページ： 業務フローを作ってみよう - 【３】情報の再利用 紙の情報だと転記するにも時間がかかり探すのにも一苦労するが、 データとして保存されているのでPCで瞬時に検索できる
- 【４】コストの削減
- 人件費や用紙代、印刷代など帳票作成や管理にかかる費用を 削減することができる。収入印紙は不要となります。
- 【５】セキュリティやバックアップ
- 気密性の高い帳票はアクセス権限をかけて保管することが可能で、 データのバックアップをとることでリスク管理も同時に行える
- 【６】テレワークも効率化
- これまで持ち出せなかった紙の資料も、 電子化することでデータとして扱うことができ、 会社以外の場所や自宅でのテレワークの効率化にも貢献
参考ページ： 超簡単！情報整理
消費税の計算方法・端数処理
請求書に記載する消費税を計算するとき、1円未満の端数が生じる場合があります。インボイス制度導入以前に適用されていた区分記載請求書等では、消費税の端数処理のルールが決まっていなかったため、商品ごとに端数を処理することも可能でした。ところが、適格請求書では、「1つの請求書につき、税率ごとに1回ずつの端数処理を行う」というルールが定められています。 なお、切り上げ、切り捨て、四捨五入など、どのように端数を処理して税込価格を設定するかについては、事業者が任意で決めて良いことになっています。
バックオフイスの業務改善
以上は、請求書などいかワードやエクセルを使用して有効に資料を作成するかを記述していますが、 バックオフィスの業務改善に取り組む際には、以下のようなアプローチを考慮することが重要です。
- プロセスの評価と最適化: まず、バックオフィスの業務プロセスを評価し、ボトルネックや改善の余地がある領域を特定します。これには、タスクのフローチャート作成や現場の観察、従業員からのフィードバックなどが有用です。特に手作業や重複作業が多い箇所や、情報の不一致や遅延が発生しやすい部分を特定しましょう。その後、プロセスの最適化や自動化を検討し、効率化を図ります。
- 技術の導入: 業務改善には、適切な技術ツールやソフトウェアの導入が重要です。例えば、タスク管理やプロジェクト管理のためのツール、文書管理やワークフロー管理のためのシステム、データ分析やレポート作成のためのソフトウェアなどがあります。適切な技術の導入により、業務の効率性や正確性を向上させることができます。
- 従業員のトレーニングと能力開発: バックオフィスの業務改善は、従業員のトレーニングと能力開発も含める必要があります。従業員に新しいツールやシステムの使い方を教えるだけでなく、業務プロセスの改善に関するトレーニングやコーチングを提供しましょう。従業員の関与と協力を得るためにも、改善活動に対する理解と意欲を高めるための教育プログラムや報酬制度を導入することも検討してください。
- データの分析と監視: 業務改善の効果を確認するためには、データの収集と分析が重要です。定量的な指標やKPI（Key Performance Indicators）を設定し、業務のパフォーマンスを定期的に監視しましょう。データに基づいた改善の方向性や優先順位を見つけることができます。また、フィ
データの分析と監視: 上記４．データの分析と監視について詳しく説明します。 データの分析と監視は、業務改善の効果を測定し、問題やチャンスを特定するために重要な活動です。以下に具体的な手順を示します。
- データの収集: 改善の対象となる業務プロセスに関連するデータを収集します。これには、タスクの実行時間、エラー率、処理量、顧客のフィードバックなどが含まれます。データは、既存のシステムやツールから自動的に収集できる場合もありますし、手動で収集する必要がある場合もあります。
- データの分析: 収集したデータを分析し、パフォーマンスのトレンドやパターンを把握します。これには、統計的な手法やデータマイニングの手法を活用することがあります。特に、問題の特定や原因分析に役立つ指標や可視化ツールを使用すると効果的です。データの分析によって、業務プロセスの弱点や改善のポイントを特定することができます。
- データの監視: 改善措置を実施した後も、定期的にデータの監視を行います。これにより、改善の持続性や追加の改善の必要性を把握することができます。監視には、リアルタイムのダッシュボードや自動的なアラートシステムを活用することが有効です。業務のパフォーマンスが目標に達しているかどうかを追跡し、問題が発生した場合には早期に対処することができます。
- データに基づく意思決定: データの分析結果や監視結果をもとに、具体的な改善策や対策を検討します。データに基づいた意思決定を行うことで、客観的な視点から業務の強化や効率化を図ることができます。また、改善措置の効果を再評価するために、データの収集と分析を継続的に行うことも重要です。
バックオフイスのシステムアップを行う
業務可視化を行ってバックオフイスのシステムアップを行いましょう。
図―６
業務改善効果
図―７ 業務改善効果
詳細は バックオフイスの業務改善をご覧ください。
運送業の場合
- お客様からの注文を電話やFAXで受注
- 受注情報を予定表（＝運行管理表）に手書きで記載し、これを元に陸送代行を実施。
- 予定表を元に毎日、請書（実施報告）をデータ作成し、お客様にデータ等で送付。
- 月次では、毎月請求書を発行している（全体で約100通となり、顧客毎に締め日が違う）のですが、営業所ごとに”案件明細を手入力”しています。
- ドライバー毎に報酬配分をするための支払明細を作成する
- 請求書と支払明細情報を集計・チェックし、会計ソフトに入力し会計事務所に送付して試算表や決算に使用。
詳細はここでご覧下さい。
課題
3,4,5も細かい作業で、事務担当が入力しますが社長もチェックしないといけません。また6では、 社長の毎月の作業は10時間ほどになり、営業や事業活動にも影響しています。2で予定表を作る時点で電子化すれば事務作業を効率化出来ると思慮していますが、複数人で運行管理（予定表作成）をしていることや顧客（営業所ごと）向けの請求書や請求書、支払明細、会計ソフトに入力するための集計をいかに効率化するかが課題です。
解決策：IT導入補助金の利用を検討する
- FAX受注の内容は、スキャン（プリンター、あるいはＦＡＸを利用する）してデジタルデータに変換（テキスト：txt）：データ１とする。
- データ１をExcelで入力する：人力工数と人的ミス削減効果があります。：データ２とする。
- 顧客コード、営業所コードをデータ２に付加します。
- データ２をCSVファイルに変換して会計ソフトにインポートする（Excel使い道１：ＣＳＶファイルを使用するを参照して下さい）：人力工数と人的ミス削減効果があります。
- 以上で人力工数と人的ミスは必ず半減します。
図―８
上記、問題点と解決策の図解説明を下記からご覧ください
デジタル化実例:工数激減！へ
- IT導入補助金が理解できていない、利用方法が分からない。
- インボイス対応や電子帳簿保存法の意味が分からない。
- 業務可視化の必要性や方法などわからず困っている。
- RPTの対応方法方法などわからず困っている。
- DXの取り組み方法などわからず困っている。
- オンプレミス（自社保有型システム）からクラウドへ（SaaS導入）── 「クラウドファースト」や「クラウド・バイ・デフォルト」といった掛け声のもと、クラウドを使用しているが効果が出ていない。
- ・・・
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