多くの企業でテレワークやフレックスタイム制など多様な働き方への対応が急速に進んでいる。しかし、変化したワークスタイルの労務管理において課題を抱えている企業は多い。勤怠管理システムについても、手作業によるミスやムダを減らせるといった効率化の面だけでなく、自社の課題解決につながるサービスを導入することが大前提となるますが、いきなり勤怠管理システムなどを導入せずにExcelで勤務表、出勤簿などを作成して自社の勤怠管理を把握することが重要です。
Excelをどのように利用していますか？
Excelはいくら覚えても、知らない技や関数がたくさんあって勉強のしがいがありますよね。ここでは、実用的な勤務表、出勤簿を作製する方法を説明しています。セルの表示形式を“dd (aaa)”、“hh:mm”、“[h]:mm”なども使用しています。さぁ頑張って作成してみましょう。
- Excelの基本的なエクセル(Excel)のツールバーのボタンを使用して出勤簿をするには最初に外観（項目名）を作成しましょう。
図―１
- 次にデータ入力域を作成し「表示形式：ユーザー定義」を使用して定義します。
-
- 項目：日の表示形式を“dd (aaa)”とする。
- 項目：日の勤務時間（開始から終了）、休憩時間、勤務時間を“hh:mm”とします。
- 項目：累計を“[h]:mm”とします。
- 項目：出勤回数を“数値”します。
- データ入力域の1行目を2行目にコピーしてください（1行目と2行目は計算式が異なるため）。
- 勤務時間、累計、出勤日数を計算項目とするために計算式入力域（下図）で計算式を定義します。
- ●1行目の計算式は
- 項目：勤務時間の計算式は、
「勤務時間終了－勤務時間開始－休憩時間」
勤務時間にカーソルおいてから、式の入力を行います。「=D4-B4-E4」とします。
- 項目：累計の計算式は、「勤務時間」
累計にカーソルおいてから、式の入力を行います。「=F4」とします。
- 項目：出勤回数の計算式は、「勤務時間開始にデータ入力があれば１」とします
出勤回数にカーソルおいてから、式の入力を行います。「=IF(B4<>0,1,0)」とします。
- ●2行目の計算式は
- 項目：勤務時間の計算式は、1行目と同等。「=D5-B5-E5」とします。
- 項目：累計の計算式は、「勤務時間」+1行目の勤務時間」
累計にカーソルおいてから、式の入力を行います。「=G4+F5」とします。 - 項目：出勤回数の計算式は、「勤務時間開始にデータ入力があれば１+1行目の出勤回数」
出勤回数にカーソルおいてから、式の入力を行います。「=IF(G4<>0,1,0)+H4」とします。
- データ入力域の１、２行目が作成出来たら１か月分の行を作成します。
項目：日に“2017/01/01”と入力します、“01(日)”と表示されるのを確認してから1行目のデータ入力域を選択して、Ctrl キーを押しながら選択範囲の外枠をポイントします。ポインターが Excelのコピーポインターに変わったら必要行分下にドラッグします。重要: ドラッグ アンド ドロップ操作の間、Ctrl キーを押したままにします。マウス ボタンを離す前に Ctrl キーを離すと、コピーではなく行または列が移動します。
- ２行目の、勤務時間開始から出勤回数を選択して、Ctrl キーを押しながら選択範囲の外枠をポイントします。ポインターが Excelのコピーポインターに変わったら必要行分下にドラッグします。正常に終了すると下図の様になります。
図―２
- 集計項目を作成します。
-
- 項目：総勤務時間を作成し右側のセルに計算式として、勤務時間は「勤務時間の最終行」。「=G34」とします。
- 項目：契約単価を作成し右側のセルに、契約単価を入力したします。
- 項目：総支給額を作成し右側のセルに、計算式として、「総勤務時間×契約単価。「=ROUND(D36*G37*24,0)」とします。（*24は時間を10進数にするため。）
- 項目：行事勤務、合計、雇用保険料、所得税、差引支給は必要がないならば作成の必要はありません。
- 見栄えと入力域の定義をしますを作成します。
- 項目名を選択して色を付ける：ツールバー：フォントの中にある「塗りつぶしの色」をクリック後、該当の色を選択します。
- 計算項目を入力不可とする
- ：入力不可とするセルを選択して右クリックし、[セルの書式設定] を選択し、[保護] タブに移動し、[ロック] をオフにします。（通常はオンになっています）
- ツールバー：校閲の中にある「シートの保護」をクリックにします
- 数式で名前を定義し使用する
- 名前を使用することにより、数式の理解と整備がより簡単になります。 セル範囲、関数、定数、またはテーブルの名前を定義できます。 ブックで名前を使用する方法を導入すると、名前の更新、監査、および管理を簡単に実行できるようになります。名前を使用するとセルの追加・削除を行っても名前を引用している計算式などは場所がずれません。
数式で名前を定義し使用する(Microsoft)
図―３ 名前 ツールバー
作成した、ファイルをご希望の方は、こちらのページよりダウンロードしてください
ダウンロードしても、どうしてもうまくできない方は気軽に
メールをして下さい。
上記で作成したExcelファイル使用におけるヒント
- 図ー２でわかるように、上記で作成したExcelファイルは1book1sheet（1名・1か月分）です。実際に使用するには従業員分作成する必要があります。従業員分作成するにはコピーして新規にbookあるいはsheetに張り付けて下さい。
- このデータをプリントして他のシステムに手入力などという事はせず、ＣＳＶファイルとして出力して、他のシステムにインポートすることで工数削減・入力ミス削減につながります。
- 他のシステムに給与計算システム等が考えられますが、このサイトで紹介している、給与明細書作成にも使えます。
- 他のシステムに給与計算システム等が考えられますが、このサイトで紹介している、給与明細書作成にも使えます。
- 作成したExcelファイルは個人に入力させることにより給与計算システム等の担当者の工数削減が考えられます。
Excelで作成した出勤簿の使用方法(ネット上に共有ファイルとして作成)
上記の要領で作成した出勤簿は、各個人で入力する方法をとるようにする、でなければバックオフィス（コストセンター）の業務軽減にはならない、パソコンの台数の制限などで各個人で入力できない場合はスマートフォンなどで入力する方法が考えられます。（下記は．他のシステムGoogleドライブを使用する方法です：無料です）
- 出勤簿をスマートフォンなどで入力する方法
- １． アカウントを取得する。
- ２． googleドライブを新規に作成し、作成した出勤簿を共有する。
- ３．最近、 AppSheet Automationというソリューションができました、これを使用するのも一つの方向です。興味のある方は下段のメールよりお願いいたします
出勤簿のデジタル化効果
上記では給与明細書のデジタル化において記述しましたが、請求書、受領書などのデジタル化を検討されている企業が多いと考えられています。電子帳簿保存法の改正に対応できる、請求書、受領書のデジタル化に対応できるExcelを作成しましたので公開します。
請求書・受領書作成Excel
請求書・受領書作成Excel仕様書
図―４
上記で示したExcelbook及び使用中の手書き伝票をExcelbookなどに作成いたします、詳しくはExcelbook 伝票ソフトをご覧下さい。
既存システムとのデータ共有：効率化：ＲＰＡ導入第一歩
ＲＰＡ導入の第一歩です
既存システム（給与計算システム、受注システムなど）１端末でしか使用できない環境の企業は多いと思います。
Excelシステムを他端末に設定すればデータ共有が行えます。
図―５
電子帳簿保存法・インボイス制度
電子帳簿保存法の対応詳細はここをクリックしてください。
インボイス制度適用業者の対応法はここをクリックしてください。
Zoom（オンライン会議対応）ができるパソコン
Zoom（オンライン会議対応）のソフト＆パソコンの仕様
ノートパソコンの場合
- スピーカー/マイク：ステレオスピーカー内蔵/デジタル（クワッド）マイク内蔵（デジタルマイクの音声は、スピーカーおよびヘッドホン・ラインアウト兼用端子から直接出力できない製品もありますません。）
- Webカメラ：フルHD Webカメラ内蔵（有効画素数 約207万画素）Windows Hello対応
- が必要です。
Excelで出勤簿を作成する
