MicrosoftAccessで出勤簿を作成する　

このサイトでは、Excelで出勤簿を作成するというページがありますが、このページではさらに勤務表の作成時間工数削減のためにMicrosoftAccess で勤務表の作成・管理の方法を列挙します。
Excelで出勤簿を作成するを参照してEXCELデータを作成した方は、MicrosoftAccessのテーブルにインポートしてみましょう。
MicrosoftAccessに詳しくない方は、Microsoft Accesssでシステム構築やMicrosoft Accesssで生産管理システム参考にして下さい。

MicrosoftAccessの基本要素

MicrosoftAccessは4種のオブジェクトがあります。4種のオブジェクトを使用してシステムを作成していくことになります。このシステムのオブジェクトの一覧は右側の図ー7をご覧ください。

1. テーブル：excelで言うとシートに該当します。1列をレコード、列をフィールドといいます。
2. フォーム（画面）：データ入力やテーブルの内容を画面に表示します。
3. レポート（帳票）：テーブルの内容を印刷様式で表示します。
4. クエリー：テーブルの内容を加工編集（データ連携）が出来ます。
• オブジェクトとは別に マクロ：既定の処理を定義します。ＶＢＡ使用可（ボタンのイベントとして参照）

空のデータベースを作成し、まずは、従業員テーブルと勤務テーブルを作成します。

テーブルの作成は「作成」→「テーブル」の順で行います。

図―１

図―２

• 従業員テーブルの“ＩＤ ”と勤務テーブルの“氏名”はデータ連結の為に使用します。
• 一般的に従業員テーブルはマスターデータ、勤務テーブルはトランザクションデータと呼称されます。

データ入力フォーム作成します「作成」とすると

作成方法は上記の様に6種類ほどありますが、このページでは“フォームデザイン”を使用します、この方法がフォームの仕組みが良く理解できます。

データ入力フォームの作成方法は、「作成」→「フォームデザイン」とします。

図―３

• 「フォームデザインツール」→「デザイン」をクリックしすると右側に“プロパティシート”ボタンが表示されます。
• 図-3は「フォームデザイン」をクリック後、“プロパティシート”をクリックして“レコードソース”に“従業員”を指定しています。
• “プロパティシート”とは、コントロールのプロパティ（属性）を設定します。
• 図内の右側が“プロパティシート”ですが、プロパティ（属性）はフォーム全体のプロパティを表示しています（図の左上にフォーム1の下に■が表示しています）
  

図―４

• 図-4は「フォームデザインツール」や“プロパティシート”の値の変更などをして作成した勤務データの入力画面です
• データの入力画面は、キータッチを押さえるよう作成します。氏名欄に該当者名、月欄に該当月をコンボボックスから選択すると下段に該当する勤務データが表示されます。新規・変更・削除ができます。
• 勤務データ行は、“サブフォーム”を使用して、勤務テーブルから、該当者名・該当月を指定したクエリーを使用して表示してます。

勤務データを入力して帳票に印刷しても、紙の無駄です（ペーパーレス）

入力されたデータは、給与システムと連動させたり、統計を取って従業員の勤務状況を把握するために利用しましょう。

1. 該当データを給与システム用（excelファイルあるいはcsvファイル）にエクスポートします。このために「マクロ」作成し、ボタンと処理として連動します。下図はexcelファイルとしてエクスポートした場合です。
   

   図―５

2. 該当データにより従業員の月別の勤務時間を把握しましょう。このためには「クエリー」作成し、図‐6のように表示します。（集計月の指定ができるようにしましょう）
   

   図―６

作成した、システムをご希望の方は、下記、「お問い合わせ」よりご連絡ください。
あるいは、
こちらのページよりダウンロードしてください

ご自分なりの変更はして下さい。カスタマイズは５万円から請負ます。下記「お問い合わせ」よりご相談をお願い致します。

既存システムとのデータ共有

既存システムの入力システムとして作成すると入力作業が効果的に行えます。
既存システム（給与計算システム、受注システムなど）は、１端末でしか使用できない環境の企業は多いと思います。Accessシステムを他端末に設定すればデータ共有が行えます。

図―７

出勤簿のデジタル化効果

集計時間の作業時間の短縮は当然ですが、勤務時間の時間数を前月と比較する事が容易、職場における、従業員の勤務時間の比較する事が容易になります、勤務時間を見直すことで、働く方の健康や、ワーク･ライフ･バランスを確保しながら、生産性を向上させることが可能となります。
自社で対応ができない事業所においては、「時間外労働等改善助成金（時間外労働上限設定コース）～中小企業事業主向け～」（PDF）（最大200万円）を活用することも可能となります。
厚生労働省：「時間外労働等改善助成金（時間外労働上限設定コース）～中小企業事業主向け～」

このソフトの拡張性

このソフトで作成された勤務データをＣＳＶファイルに変換（エクスポート）する。ＣＳＶファイルを給与計算システムに引用（インポート）で業務のデータ入力工数の軽減が実施できます。

その他デジタルデータ融合による効果

• 会計処理データで在庫管理を行う
• 生産管理システムと会計管理システムとのデータ連携。
• 受発注データのデジタル化実例。工数激減！

IT導入補助金の利用

• 独立行政法人中小企業基盤整備機構（以下「中小機構」という。）が複数年にわたって中小企業・小規模事業者等の生産性向上を継続的に支援する「生産性革命推進事業」内の「ＩＴ導入補助金」において、デジタル化基盤導入類型（以下、「本事業」という）を設け、新型コロナウイルス感染症の影響を受けつつも、生産性向上に取り組む中小企業・小規模事業者等を支援するとともに、インボイス制度への対応も見据えつつ、企業間取引のデジタル化を強力に推進するため、「通常枠」よりも補助率を引き上げて優先的に支援する。
• デジタル化基盤導入枠（デジタル化基盤導入類型）：補助額5万円～50万円以下（補助率3/4）、補助額50万円超～350万円（補助率2/3）

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郵送料着払いにて無料で差し上げます。郵送先は「問い合わせ」からお願いいたします」

簡単なカスタム データベース アプリケーション Access では、デスクトップ データベースの作成以外にも、さまざまな作業が可能になっています。 ビジネスでの利用に役立つブラウザー ベースのデータベース アプリケーションも、簡単な操作で作成できます。 データは自動的に SQL データベースに保存されるため、類を見ないほどの安全性と拡張性が実現し、社員間で簡単にアプリケーションを共有できます。

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入力工数削減のために下記や右側最下段に表示したタイムレコーダーをお勧めします。
アマノ 勤怠管理ソフト付タイムレコーダー TimeP@CKIII100 TIMEPACK3-100　80,740円
●集計結果(勤怠集計データ)は、いつもお使いの給与計算ソフトにダイレクトで連携できます。
●パソコンへの通信方法は、USBケーブルの他、市販のSDカードでデータの持ち運びが可能です。

左記要領で作成される、システムのオブジェクトは下記の様になります

既存システムとのデータ共有

既存システム（給与計算システム、受注システムなど）１端末でしか使用できない環境の企業は多いと思います。Accessシステムを他端末に設定すればデータ共有が行えます。

「Accessの問題」を解決：お客さまのAccessを大切にサポートします。｜バージョンアップ、改修、修正、不具合、バグ、トラブル対応いたします

SEIKO セイコー タイムレコーダー Z170 タイムカード100枚付属 優良配送 2.83 （6件の商品レビュー） 投稿する 価格情報 メーカー希望小売価格 （税込） 48,600 円 通常価格 （税込） 30,000 円

タイムレコーダーを導入されている企業で給与計算システムを使用している企業はこのようなタイムレコーダーをお勧めします。

1. 出力されるデータはCSV形式なので、時間計算や時給計算などの煩雑な作業をパソコン（給与計算システムでインポート）で行なうことができます。
2. 設定を変更することで＜２欄集計機＞としてご利用いただくことも可能です。 ＜２欄集計機＞としてご利用いただく場合は、打刻データの出力はできなくなりますが、出勤と退勤の時刻に基づく日ごとの勤務時間数を毎日タイムカードに印字することができ、さらに１ヵ月間の勤務時間数の集計結果をタイムカードに印字することができます。
3. 事業所の規模や勤務形態に変動が生じても、柔軟に対応することができます。