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その前に。
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約40年以前にはＩＴ化などという言葉はなく、“情報処理(ex.給与計算)を行うためにコンピュータを使う”という概念だったと思うが、現在はＩＴ化という言葉が先走りしています。
さらに 約30年以前にはコンピュータは大型汎用コンピュータが電子計算機室に鎮座しており、ＳＥ、プログラマー、オペレータ、パンチャ－という職種があり、大型汎用コンピューは汎用言語（FORTRAN，COBOLなど）でプログラムを作成しそれなりの稼働をしていました。
約30年前頃になると、オフィス・コンピュータとして小型が進んで中小企業でも身近な道具となってきました。
オフィス・コンピュータはディラーが購入企業から要件を聞きプログラムを作成し、提供していくもので購入企業ではオペレータのみでした。
“情報処理を行うためにコンピュータを使う”という意味合いでは係数分析を行い計画経営を行うというものでした。
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情報化の始まりは経営情報システム（ＭＩＳ;Management Information Systems）といえるでしょう。
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様々な情報からデータベースを作成し、各種の経営的判断に役立つ情報を加工し「必要な時、必要な人に、必要な情報を」というもの、現在もこの考え方は変わらない。
一方、「IT」はInformation Technologyの略で、一般には「情報技術」と訳される。既に、情報という言葉が含まれているのである。Informationと情報が同義かどうかについては、多少議論があるかもしれないが、ここでは深入りしないことにすれば、Technologyの解釈がポイントになる。Technologyとは匠の技ではなく、技術の産物のことである。従って、ITとは、情報を扱う技術を具現化したモノということになる。この時、用いるのは、コンピュータやネットワーク、データベースなどの技術であるということが、暗黙の了解事項である。これに「化」が付くので、「IT化」とは、コンピュータ関連のいろいろな技術を駆使して、情報を上手く扱えるようにすること、となる。
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現在は
- はやりのキーワードとして、「ＤＸ」、「テレワーク」、
「クラウドコンピューティング」、
「デジタル化」、「ＩＴ化」、
などですが、コンピュータの使用目的は約30年以前と様変わりしたわけではなくコンピュータの使用方法が変化しただけです。
よく“？？？システムを1週間で構築します”などという、ベンダーの広告をネット上でみることがあるが、システム利用者の効率を考えているか疑問に思います。
たとえば、「給与計算」を考えてみましょう。現在、「クラウドコンピューティング」を行い、できあいのシステムは数多くあります、ベンダーの営業マンは“来週からでも使えますよ！”と言うかもしれないが、勤務データ（原始データ）の整理方法、取得方法を考えてみるとなかなか難しいと思います。なぜなら、単なる、手作業を機械化した「ＩＴ化」だからです。
親切なベンダーなら原始データの処理方法や人的要因（「情報化」）まで指導・相談を受けてくれるはず。
- 「情報化」？「IT化」？
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「情報化」と「IT化」は、類似した意味を持つ言葉であり、しばしば同じ意味で使用されますが、微妙な違いがあります。
「情報化」とは、情報を活用し、情報に基づいた社会や経済を形成することを指します。これは、情報技術だけでなく、情報の収集、処理、伝達、利用など、情報に関連するすべてのプロセスに関連する概念です。
一方、「IT化」とは、情報技術を使用して業務プロセスを自動化し、生産性を向上させることを指します。この場合、主に情報技術のツールやシステムに焦点が当てられます。
したがって、情報化はより広い概念であり、情報技術だけでなく、情報そのものについても議論されます。一方、IT化は、情報技術に焦点が当てられ、生産性の向上を目的としています。
- 「情報化」？
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「情報化」とは、情報を収集・処理・伝達することによって社会や経済が発展していくことを指します。具体的には、情報技術の発展や情報処理能力の向上によって、情報をより効率的に扱えるようになり、ビジネスや行政などの分野での意思決定や問題解決が改善され、社会全体の発展につながっていきます。
情報化は、どのようにこれを実現するかは問うていない。コミュニケーションを円滑にするための定例会議、提案制度、「ほうれんそう（報告、連絡、相談）」の励行、組織のフラット化など、種々の手段が考えられる。
何から手をつけるか？
前述に・・・経営的判断に役立つ情報を・・・と書いたが、まずは自社の情報の流れを作成（情報の種類と項目）することが第一番目の作業です。
自社の情報？
各業務で使用している、帳票・伝票類。誰がどのように管理（作成・修正・保存・伝達）しているのか？
- ＩＴ化？
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「IT化」は、情報技術を利用して業務や生活のさまざまな面を改善することを指します。具体的には、コンピューターやネットワークなどのIT技術を利用して、業務の効率化や情報の共有、さらにはオンラインショッピングや電子マネーなどの便利なサービスの提供などが行われます。
- 上記に記述した自社の流れを整理出来たら、各情報処理をコンピューター（ＰＣ）を使用して、デジタル化を実施します。システム導入はベンダー任せにせず、自社で作成した「業務フロ－」を参考に行いましょう。
- 「情報化」と「IT化」は
- 結論としては、両方の用語は異なる意味を持っていますが、現代社会においては、情報技術が重要な役割を果たしているため、両方の用語が同じように使われることがあります。ただし、情報化はIT化に比べて、より包括的な概念であり、社会や経済などの広範な領域にわたって影響を及ぼしています。
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情報の流れの概念図(製造業の場合)
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ＩＴ化実例（運送業）
- お客様からの注文を電話やFAXで受注
- 受注情報を予定表（＝運行管理表）に手書きで記載し、これを元に陸送代行を実施。
- 予定表を元に毎日、請書（実施報告）をデータ作成し、お客様にデータ等で送付。
- 月次では、毎月請求書を発行している（全体で約100通となり、顧客毎に締め日が違う）のですが、営業所ごとに”案件明細を手入力”しています。
- ドライバー毎に報酬配分をするための支払明細を作成する
- 請求書と支払明細情報を集計・チェックし、会計ソフトに入力し会計事務所に送付して試算表や決算に使用。
上記例の課題
3,4,5も細かい作業で、事務担当が入力しますが社長もチェックしないといけません。また6は、
社長の毎月の作業は10時間ほどになり、営業や事業活動にも影響しています。2予定表を作る時点で電子化すれば事務作業を効率化出来ると思慮していますが、複数人で運行管理（予定表作成）をしていることや顧客（営業所ごと）向けの請求書や請求書、支払明細、会計ソフトに入力するための集計をいかに効率化するかが課題です。
- FAX受注の内容は、スキャン（プリンター、あるいはＦＡＸを利用する）してデジタルデータに変換（テキスト：txt）：データ１とする。
電子帳簿保存法（スキャナー保存）参照
- データ１をExcelで入力する：人力工数と人的ミス削減効果があります。：データ２とする。
- 顧客コード、営業所コードをデータ２に付加します。
- データ２をCSVファイルに変換して会計ソフトにインポートする（Excel使い道１：ＣＳＶファイルを使用するを参照して下さい）：人力工数と人的ミス削減効果があります。
- 以上で人力工数と人的ミスは半減します。
上記詳細は
デジタル化で工数削減をご覧ください。
フォーラム：「ちいさな企業のイノベーション」
日時：平成26年5月9日（金）18：00 ～20：30
内容は、棚卸し作業の効率化など情報化の基本的な考え方などの講演をいたしました。
まずは、お気軽に現状などをメールにて下記からお知らせください。
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下さい。
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