情報化なのか?IT化なのか?  

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その前に。
約30年以前にはIT化などという言葉はなく、“情報処理を行うためにコンピュータを使う”という概念だったと思うが、現在はIT化という言葉が先走りしています。
さらに約30年以前にはコンピュータは大型汎用コンピュータが電子計算機室に鎮座しており、SE、プログラマー、オペレータ、パンチャ-という職種があり、大型汎用コンピューは汎用言語(FORTRAN,COBOLなど)でプログラムを作成しそれなりの稼働をしていました。
約30年前頃になると、オフィス・コンピュータとして小型が進んで中小企業でも身近な道具となってきました。
オフィス・コンピュータはディラーが購入企業から要件を聞きプログラムを作成し、提供していくもので購入企業ではオペレータのみでした。
“情報処理を行うためにコンピュータを使う”という意味合いでは係数分析を行い計画経営を行うというものでした。
情報化の始まりは経営情報システム(MIS;Management Information Systems)といえるでしょう。
様々な情報からデータベースを作成し、各種の経営的判断に役立つ情報を加工し「必要な時、必要な人に、必要な情報を」というもの、現在もこの考え方は変わらない。
現在は
はやりのキーワードとして、「IT化」、「クラウドコンピューティング」などですが、コンピュータの使用目的は約30年以前と様変わりしたわけではなくコンピュータの使用方法が変化しただけです。
よく“???システムを1週間で構築します”などという、ベンダーの広告をネット上でみることがあるが、システム利用者の効率を考えているか疑問に思います。
たとえば、「給与計算」を考えてみましょう。現在、「クラウドコンピューティング」を行い、できあいのシステムは数多くあります、ベンダーの営業マンは“来週からでも使えますよ!”と言うかもしれないが、勤務データ(原始データ)の整理方法、取得方法を考えてみるとなかなか難しいと思います。なぜなら、単なる、手作業を機械化した「IT化」だからです。
親切なベンダーなら原始データの処理方法や人的要因(「情報化」)まで指導・相談を受けてくれるはず。
「情報化」?
何から手をつけるか?
 前述に・・・経営的判断に役立つ情報を・・・と書いたが、まずは自社の情報の流れを作成(情報の種類と項目)することが第一番目の作業です。
自社の情報?
 各業務で使用している伝票類。
情報の流れの概念図(製造業の場合)

IT化実例(運送業)

  1. お客様からの注文を電話やFAXで受注
  2. 受注情報を予定表(=運行管理表)に手書きで記載し、これを元に陸送代行を実施。
  3. 予定表を元に毎日、請書(実施報告)をデータ作成し、お客様にデータ等で送付。
  4. 月次では、毎月請求書を発行している(全体で約100通となり、顧客毎に締め日が違う)のですが、営業所ごとに”案件明細を手入力”しています。
  5. ドライバー毎に報酬配分をするための支払明細を作成する
  6. 請求書と支払明細情報を集計・チェックし、会計ソフトに入力し会計事務所に送付して試算表や決算に使用。
課題

3,4,5も細かい作業で、事務担当が入力しますが社長もチェックしないといけません。また6は、 社長の毎月の作業は10時間ほどになり、営業や事業活動にも影響しています。2予定表を作る時点で電子化すれば事務作業を効率化出来ると思慮していますが、複数人で運行管理(予定表作成)をしていることや顧客(営業所ごと)向けの請求書や請求書、支払明細、会計ソフトに入力するための集計をいかに効率化するかが課題です。

解決策:必要であればIT導入補助金の利用を検討する
  1. FAX受注の内容は、スキャン(プリンター、あるいはFAXを利用する)してデジタルデータに変換(テキスト:txt):データ1とする。
  2. データ1をExcelで入力する:人力工数と人的ミス削減効果があります。:データ2とする。
  3. 顧客コード、営業所コードをデータ2に付加します。
  4. データ2をCSVファイルに変換して会計ソフトにインポートする(Excel使い道1:CSVファイルを使用するを参照して下さい):人力工数と人的ミス削減効果があります。
  5. 以上で人力工数と人的ミスは半減します。

フォーラム:「ちいさな企業のイノベーション」
日時:平成26年5月9日(金)18:00 ~20:30
内容は、棚卸し作業の効率化など情報化の基本的な考え方などの講演をいたしました。
まずは、お気軽に現状などをメールにて下記からお知らせください。
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