ＩＴ導入後に課題あり
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ＩＴへの移行は、今や多くの事業の発展や成長を促進するために不可欠な要素です。多くの事業者ならびに個人がＩＴの力を上手く利用することで、さまざまな分野での便利なインターネット環境の作り上げや、迅速な反応などが実現できます。この記事では、ＩＴを導入後の問題点を解説します。
ICT技術の発達や働き方改革に伴い、多くの企業で進むデジタル化。 しかし、総務省の調査によると、デジタルツールの導入により マイナスの変化を感じている人が多いということが分かっている。 例えば営業現場ではCRM(Customer Relationship Management:顧客管理システム)やSFA(Sales Force Automation:営業支援システム)が多く活用されているが、 「名刺や手書きメモ情報の入力が面倒」 「部署で情報共有に活用してきたExcel資料からデータを転記する必要があり大変」 「売り上げ実績などを最終的に基幹システムに転記しなければならず、ミスが心配」 といった声が聞かれ、入力作業によって 本来の業務に注力できないことが問題視されている。さらに、ポストコロナ・ウィズコロナの時代の経済社会の変化に対応するため、中小企業等の思い 切った事業再構築をする必要性が生じています。
ＩＴ導入企業の７割が、導入後に課題あり
図―１
図ー１における「コスト負担が大きい」ということですが、言い換えれば、ＩＴ導入効果を得られていないという事です。コスト負担を超えるＩＴ導入効果があればこのような事はありません。
SaaS利用
インターネットの普及でビジネスを取り巻く環境は大きく変わり、クラウドサービスが浸透する中で多くの企業はSaaSを導入するようになりました。
SaaSはクラウドコンピューティングの１種です、詳細はSaaS:クラウドコンピューティングの種類をご覧ください。
SaaSは「Software as a Service」といわれクラウドサービスを通して提供されるソフトウェアで、従来のパッケージソフトに比べ初期コストが抑えられるメリットがあります。「初期投資なしに、最新のアプリケーションが使える」「専任のIT担当者がいないので、システム運用負担を軽減したい」「働き方改革に向けて環境を整備したい」「コストを削減したい」など、その理由は様々です。
しかし、SaaS運用を成功させるためには導入の仕方や運用方法をよく理解することが必要です。
SaaS運用でよくある悩みは？
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>うまく運用できない
SaaSがうまく運用できないといった声を聞きますが、どんなに優れたツールを導入しても既存の業務を正しく把握しないで導入するケース。 まずは現状の業務のどこに、どのような課題があるのか明確にしていく必要があります（ 業務の可視化 ）。 -
>機能が複雑で使いこなせない
SaaSではデータの形式やルールが統一されているわけではなく、例えば導入時には既存のシステムやExcelからSaaSへデータの移行がスムーズに行かず時間やコストがかかるケースがあります。
購入先からしっかりしたフォロー体制を明確にする必要があります - >「データ活用がどんどん遠くなっている」
- >「データ連携したいのに、構築が大変で時間と手間がかかる」。（ ＣＳＶファイル利用）
SaaSと既存業務とのマッチングがうまく行かず従来通りのプロセスに戻ってしまっているケースも少なくありません。
また、Web会議やチャットアプリなど便利なツールがSaaSにはありますが、多くのID管理をしなければならないためユーザーには負荷がかかります。
ＩＴ化・システム導入(基幹系・業務系。SAASを含む)
自社の 業務内容（業務処理の流れ):業務の見える化
を把握しないまま、必要性を感じて（時流に乗り！）、製造業などは、受発注管理・生産管理・在庫管理のＥＲＰパッケージの導入を行ったり、また、製造業に限らず、給与計算システムなどの導入を実施した企業も多いと思います。
あるいは、受注企業においては、受注内容が紙ベース（ＦＡＸ、郵送）【アナログデータ】から、ＷＥＢ受注（インターネット利用）【デジタルデータ】に変わる事により、ＩＴ化を実施した企業もある事でしょう。
さらに、ITベンダー(SIerの営業担当者:コンサルタントではない（経営課題などを把握し解決策を提案する）)に薦められるままに実施したとか？喫緊の話題として、インボイス制度、電子帳簿保存法、RPA（Robotic Process Automation）等があげられますが、その結果として。下記のような問題が浮き彫りになっています。
該当システム導入後の問題として
弊社が一番心配していいるのは、
- 分相応なシステムを導入していませんか？（システムの機能を全て使用していますか？）
- システム運用に手を焼いていませんか？（膨大な手間とムダを生んでいませんか？）
→データ入力の為に従業員を増やしたとか？（コスト高） - 受注データを請求先データ反映されていますか？（手間とムダを生んでいませんか？）
→ミスの増大 - システムに蓄積された累積された情報（入力データ）を経営分析などを効果的に使用していますか？
→ 例えば、受注データを分析して受注予測を行い在庫率の軽減、棚卸時間の軽減など - 社員マスターは、一つですか？
- どんなに優れたシステムも、入力（登録）作業が面倒では充分に活用できない。
- どんなに優れたシステムも、入力データが正常でないと充分に活用できない。
- まさか、使うのをやめたとか？
・・・など
老婆心ながら心配しています。
ＩＴシステムを導入したからには、そのシステムの機能を１００％使用しなければ意味が無いのは誰でもわかることですが、なかなか、使い切れていないのが、現状のようです。（システムといわず、ワード（WORD）、エクセル（EXCEL）において機能を100%使い切れていない、参考本の散乱）
これで良いと考えて導入したコンピュータシステムは、5年間ぐらいで必ず不具合が生じてきます、なぜなら、会社は成長していきます、コンピュータシステムも機能の変更修正は必ず発生します。ポストコロナ・ウィズコロナの時代の経済社会の変化に対応したコンピュータシステムの再構築する必要性が発生している企業も少なくありません。
現在はＩＴ導入補助金制度などもありますので検討の余地があります。コンピュータシステムの不具合を、そのまま使用続けることは工数時間の無駄が発生します。
受注先お仕着せのシステム
製造業おいては、受注を受けるために受注先お仕着せのシステム（Web受注システムなど）を使用していませんか、これらのシステムのデータを自社システムに使用できていますでしょうか？cvsファイル利用してEXCELデータとして再利用することも可能です。 基幹系・業務系システムの弱点
汎用基幹系・業務系システムの導入にあたってはある程度のカスタマイズを行ったとしても、機能は充分であっても、帳票出力においては、最大公約数的に作成されているために、コンパクトな情報元となり得かったり、必要とする項目がかけていたりします。
例えば、生産管理においてどのような企業においてもシステム的には満足をするが、いざ、該当帳票を作成してみると、自社に必要な情報（項目）が欠落していたり、用紙（Ａ４、Ａ５のこと）が異なっていたり、等です、通常はカスタマイズと称して有償で変更は行われますが、帳票類を全てカスタマイズすると導入価格が高くなります。
どうしたらよいのか？
毎日発生する情報を如何にして、整理し、加工し、発信（内部・外部）できる情報処理を構築し、その結果ＩＴ（パソコンなど）を利用し、業務の省力化を行い、効率的な業務処理を確立することがシステム構築といえます。
【情報は清流のごとく、よどみなく、流す】：業務の業務プロセスを把握⇒業務の見える化こと考えましょう。
図―２
「ＩＴ活用実態調査」報告書 2021年2月25日 東京商工会議所 中小企業のデジタルシフト推進委員会を見ると◆ＩＴ活用の導入時における取り組みはＩＴ活用のレベルに関わらず、「社内で業務プロセスを把握」(=業務の見える化)が最多であった。
図―３
緊急ニュース：カスタマーハラスメントについて
最近のニュースでカスタマーハラスメントが取り上げらいますが、その中システム導入にかんする内容が含まれて今いますが、これは基本的に売る側の問題です。
最近は「ＳＡＡＳ」システムの導入に様々な問題が多いが導入後のフォローが行われていないことに起因している考えられます。
システムの導入関するカスタマーハラスメントは、❝売り手❞の問題から発生しています。
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ERPパッケージ【Enterprise Resource Planning package】とは
各部門ごとに別々に構築されていたシステムを統合し、相互に参照・連携できるようにするもので、調達・購買、製造・生産、物流・在庫管理、販売・受発注管理、人事・給与、財務・会計などの機能が共通のシステム基盤のもとに提供される。 部門をまたぐ情報の流通や業務の連携などが容易になり、業務の迅速化に資する。パッケージの仕様や機能に合わせて業務プロセスやデータ形式などの標準化が必要になるため、業務効率の向上や属人化の排除が進む。 経営層にとっても各部門の状況をリアルタイムに把握しやすくなり、部門ごとの最適化による非効率を排して全体最適化を促したり、意思決定の精度向上などを期待できる。 ERPパッケージとは、企業の経営資源を有効に活用し経営を効率化するために、基幹業務を部門ごとではなく統合的に管理するためのソフトウェアパッケージ。
望まれるシステム要件
- データ入力の工数を意識したシステム（データ連携）
- 製品情報、顧客情報は、どの業務においても同一とする（データ共有・データ連結：ＣＳＶファイル利用）
電子帳簿保存法
小規模事業者（2年前の売上が1,000万円以下）は、猶予ではなく恒久的な救済措置があります。具体的には以下の2点です。
- ファイルが検索できる形でなくてもよい
- 事務処理規定を備えておけば電子データをそのまま保存しておくだけでよい（スタンプやシステム不要）
１．２．を行うには、
フォルダーによる方法が簡単です。
- 手書き伝票のデジタル化については、ＥＸＣＥＬ伝票作成します・売りますをご覧ください。
- 帳簿などのデジタル化のお手伝い致します。（ＡＣＣＥＳＳ、ＥＸＣＥＬ変更を含む例題はライブラリーをご覧下さい。
ＩＴ導入補助金2024
- 独立行政法人中小企業基盤整備機構（以下「中小機構」という。）が複数年にわたって中小企業・小規模事業者等の生産性向上を継続的に支援する「生産性革命推進事業」内の「ＩＴ導入補助金」において、デジタル化基盤導入類型（以下、「本事業」という）を設け、新型コロナウイルス感染症の影響を受けつつも、生産性向上に取り組む中小企業・小規模事業者等を支援するとともに、インボイス制度への対応も見据えつつ、企業間取引のデジタル化を強力に推進するため、「通常枠」よりも補助率を引き上げて優先的に支援する。
- デジタル化基盤導入枠（デジタル化基盤導入類型）：補助額5万円～50万円以下（補助率3/4）、補助額50万円超～350万円（補助率2/3）
図―５ デジタル化スッキリ
当社は易しい言葉で（なるべくカタカナ語を使用しないで）ご説明しております。
- IT導入補助金が理解できていない、利用方法が分からない。
- インボイス対応や電子帳簿保存法の意味が分からない。
- 業務可視化の必要性や方法などわからず困っている。
- RPTの対応方法方法などわからず困っている。
- DXの取り組み方法などわからず困っている。
- オンプレミス（自社保有型システム）からクラウドへ（SaaS導入）── 「クラウドファースト」や「クラウド・バイ・デフォルト」といった掛け声のもと、クラウドを使用しているが効果が出ていない。
- システム更新（入替）・・・
- どこに相談していいか分からない。
- インボイス対応や電子帳簿保存法の意味が分からない。
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