近年、業務の見える化が注目されています。業務の見える化とは、業務プロセスを可視化し、改善することで、生産性の向上を図る手法です。これは、業務の効率化だけでなく、社員のモチベーション向上や、マネジメントの改善にもつながるとされています。業務の見える化には、データを収集し、分析することが欠かせません。また、データの収集は、一度だけではなく、継続的に行うことが求められます。
「見える化」という言葉が使われ始めて久しいが、「見える化」とは、現場（事務・製造）の状況について、やるべきことなど普段から「見える」（わかる）ようにしておくことで、様々な問題を気づきやすい状態にし、効率的な企業活動に結びつけることです。見える化は、企業活動のいたる所で取り入れることが可能です。
流行り言葉の様になっている「働き方改革」ですが「見える化」を行いない「働き方改革」実現しましょう。
- 業務の見える化の促進は？
- 業務の見え る化に関して、社員間のコミュニケーション改善に着目し、相手の業務内容に理解を深めるためにインターン交流プログラムを導入するアイデアを提案する。
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業務の見える化を促進するために、社員の日報を統合したデータベースを作成し、業務の進捗管理を行うことで、目標達成に向けたモチベーションアップを図るアイデアを提案する。
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業務の見える化を推進するために、社員が自身の業務内容を説明する「自己紹介カード」を作成し、社内ネットワーキングを活性化するアイデアを提案する。
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業務の見える化において、従業員の裁量や生産性を高めるために、自分の業務を自分で決定できる「フレックスタイム制度」を導入し、柔軟な働き方を提案する。
業務の見える化において、社員が業務に没頭することができ、かつ身体的ストレスを軽減できる「ヨガルーム」の設置や、社員食堂のメニュー改善など、健康面も考慮したアイデアを提案する。
- 見える化の5つの目的
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個人の暗黙知を組織に共有する。
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個人の成果を見える化して現状を把握する。
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業務プロセスを見える化してムダを改善する。
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顧客を見える化して売上を上げる。
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企業方針を見える化して組織を強化する。
あらためて考えよう、自社の「見える化」。
「見える化」という言葉が使われ始めて久しいが、「見える化」とは、現場（事務・製造）の状況について、やるべきことなど普段から「見える」（わかる）ようにしておくことで、様々な問題を気づきやすい状態にし、効率的な企業活動に結びつけることです。見える化は、企業活動のいたる所で取り入れることが可能。このページでは、様々な企業で導入しやすい見える化についてご紹介します。
流行り言葉の様になっている「働き方改革」ですが「見える化」を行いない「働き方改革」実現しましょう。
- 1.会社のビジネスモデルを明確にする
- 会社が進むべき方向性やビジネスモデルをしっかりと決めることは、業績向上のためにも必要なことです。
ビジネスモデルとは具体的に何をすることだろう。
「誰に、何を、どのように提供し、どこでどれだけ儲けるか」は、大きく以下４つの要素に分解することができる。
- 顧客はだれか:既存顧客が属する母集団など顕在化しているものだけでなく、潜在的な顧客を含むターゲット
- 提供価値は何か:”なぜ対価を支払うのか”という顧客にとっての価値、需要を満たすもの、新たな需要を生むもの
- どんなプロセスで提供するのか: 調達、付加価値創造、顧客への提供に至るプロセス（仕組み、提供方法、各プレーヤーの役割、付加価値）
- どんな収益構造にするのか:自社がどのプロセス、機能で儲けるか（付加価値を生み出すか）、自社にとって、どのプロセス、機能、収益性が高いか（強みが生かせるか）
- 2.見える化の5つの目的
- 個人の暗黙知を組織に共有する
- 個人の成果を見える化して現状を把握する
- 業務プロセスを見える化してムダを改善する
- 顧客を見える化して売上を上げる
- 企業方針を見える化して組織を強化する
- 3.事務作業での見える化
「見える化」は、あらゆる業務において役立てることができます。
- 事務作業をミスなく効率的に行うための業務フローの作り方・活用法について
- 事務のミスが発生する原因には、
- 担当者ごとに作業方法が違う、
- 必要なチェック機能が働いていない、
- 例外的な処理が頻繁に発生する、
- 担当者が作業に慣れていない、
などといったことが考えられます。
ただ、作業方法がこのような状態にあったからといって、必ずしもミスが多発するわけではなく、ある程度までの作業量までであれば問題なく作業が終わるものです。処理しなければいけない事務作業量が増えるにつれて、作業者の余裕がなくなることでミスが発生し、非効率な状態が顕在化することとなります。
- ミスが発生している原因を発見して作業方法を改善するため
図―１
業務フロー図を作成します。
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- 業務フロー図を作成する目的
業務フロー図には、その業務の始まりから終わりまでの一連の流れを記述することで、業務全体を俯瞰することができ、一つひとつの作業をどのように調整すればよいかを業務全体の流れを意識しながら考えることができます。
また、直接に業務を経験したことがなくても業務フロー図を見れば業務の流れがわかることから、業務の改善策の検討に加わってもらうことができます。さらに、作成した業務フロー図は、そのまま業務のマニュアルとして活用できるという利点もあります。
- 業務フロー図を作成する際の注意点
業務フロー図を作成するときは、同じ作業に従事している担当者をできる限り集めて行います。こうすることによって、自然と作業方法の標準化が図れるとともに、作業に慣れていない担当者が作業方法に習熟する手助けとなります。
また、業務フロー図にはさまざまな記述方法がありますので、いろいろな記述方法を比較検討して、自分たちで作ることのできる方法を採用しましょう。
- 【業務の無駄を洗い出し改善策を検討する】
- 作成した業務フロー図をもとに作業方法の改善を行います。改善策を考える上では、改善の4原則に則って、業務フローをはじめから見直してみましょう。改善の4原則とは、
排除…作業自体をなくせないか？
結合…他の作業と一緒にできないか？
交換…他の作業と順序を交換できないか？
簡素化…作業を簡素化できないか？
の4つを指します。
- 【チェックが必要な箇所を検討する】
- 人間が作業を行う以上、ミスはつきものです。ミスの種類によっては、工程が進むほどそのミスを取り返すのに時間がかかってしまうようなものもあります。このように、作業の流れに大きな影響を与えるミスについては、そのミスが発生するもととなる作業の直後にチェックを行うようにします。
また、商品発注作業などはミスが許されない作業ですから、ダブルチェックを行うなどのチェック体制を入念に整える必要があります。
なお、どのような作業において特にミスが発生しているかというデータを収集しておくことも、チェックが必要な箇所を検討する上で、大変有効です。
- 【作業量分担の見直しと作業内容の標準化を図る】
- 作業内容自体の改善策が決まったら、次に担当者ごとに作業内容と作業量の見直しを行います。特定の作業者に作業量やチェック機能が集中していて負担が掛かっていないか、確認しましょう。
【作業内容改善後の業務フロー図をあらためて作成する】
業務フロー全体の改善策が決定したら、あらためて改善後の業務フロー図を作成することで、改善後の作業方法を担当者同士で共有することができます。また、業務フロー図を変更するたびに、業務フローも更新を行うようにしましょう。あとでまとめて更新しようとすると大変ですので、日ごろからこまめに更新することが大切です。
- 4.製造現場での見える化
- 「見える化」の重要なポイントとして共通に言われることは、以下の3点です。
- 数値はムダや異常の発生を知らせる警報でしかなく、その原因は現場に行かないと見えない、現場の見える化を実現して初めて発見し解決できる。
- 「交差点の赤青黄の3色信号機」や「野球のスコアボード」のように、同じ情報を見て全員が同じ認識ができるよう、シンプルでわかりやすい共通の判断基準をつくる。
- 全員が共有したものを共通認識にまで落とし込み、現場の改善教育を通じて誰もがムダや異常を見抜ける眼力を養う。
- 5.システムを活用した見える化
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２、３で示したように、情報をどの様に処理をすれば・・・という話です。結局は、「情報処理を」どのように行い、ITの利活用によって「見える化」が進み自社の発展が行えることと考えています。
- どこから手を付けてよいのか？悩んでいる方は業務フローを作り社内の情報と流れを整理してみましょう。
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