Excelで給与明細表を作成する

説明の前に、作成されたExcelは、それぞれの担当者が自分の使いやすいようにフォーマットを作成し、思い思いの処理を行ってしまっている。結果、業務の属人化が進み、情報を共有することが困難、後任に引き継ぐことすらままならないという問題に直面しているが、Excelで下記のような仕組みを作成すると属人化するため、“＊＊アプリで作成しましょう”というＰＲもありますが、しっかりと、仕様書を作成すれば、属人化云々という心配はありません、このページの下段に「仕様書例題」へのリンクがありますので参考にして下さい。
このページで作成する給与明細書のイメージは2通りです、個人事業主さんが良く使う伝票風のものと、一般的（横長）なものを作成しました。
Excel給与明細票

図―１伝票風

Excel給与明細票

図―２一般的（横長）

令和６年６月１⽇以後最初に⽀払う給与等につき源泉徴収を⾏う際から定額減税を⾏うことになりますので、早期にご準備に着手できますようこのパンフレットを作成いたしました。令和6年分所得税の定額減税のしかた上記の対応として控除欄に「定額減税」:所得税・住民税枠を追加します、定額減税額はマイナス表示にすると良いでしょう。

上記ファイルはライブラリーよりダウンロードして下さい。
さて、どのように上記のような、給与明細書を作るにはどうするかレイアウトなどはご自身のノウハウで作成していただくとして、Excelで勤務表作成では、セルの表示形式を“dd (aaa)”、“hh:mm”、“[h]:mm”なども勉強してきましたが、ここでは、関数：LOOKUPの使い方を覚えましょう。

関数：LOOKUP（行列関数）と使用方法（他の式と関数はここをクリックしてご覧下さい）

Excelのヘルプ（？）でLOOKUPの説明を観ると、“1 つの行または 1 つの列で値を検索します。”：書式「LOOKUP(検査値, 検査範囲, [対応範囲])｝の様に説明されています（最近はビデオの説明も付いています
上記の給与明細書を作成するためにどのように、LOOKUPを使用しているか説明します。
上記のExcelファイルには社員マスタ（下図）というシートがあります、

図―３社員マスタ

Ａ列：従業員のコード（検索対象列となります）
その他の列：引用データとなります。

社員マスタ:社員に関する固定的情報をまとめたものです、例以外の項目として住所・電話番号など）社員一覧表などを作る時など社員マスターを引用すると楽です

給与明細書（図-1,図ー2）における茶色で塗りつぶした項目の表示に使用します（社員マスタの値）実使用例

例えば、「基本給」に“=LOOKUP(ncd,k_meisai.xls!code_all,k_meisai.xls!kihon_a)”と式を入力します

書式における：検査値, 検査範囲, [対応範囲]です
検査値：ncd=給与明細書（上図）で“a005”と表示しているセルの位置です（セルにname付けをしていない場合は“B8”）
検査範囲：k_meisai.xls!code_all=社員マスタのA列
[対応範囲]：表示データ：k_meisai.xls!kihon_=社員マスタのC列

図―４社員マスタ　検索

その他の茶色で塗りつぶした項目に対して、LOOKUPの式を上記の要領で入力して下さい。
属人化を防ぐためには、必ず仕様書を作成しましょう。給与明細書Excel仕様書

数式で名前を定義し使用する

名前を使用することにより、数式の理解と整備がより簡単になります。セル範囲、関数、定数、またはテーブルの名前を定義できます。ブックで名前を使用する方法を導入すると、名前の更新、監査、および管理を簡単に実行できるようになります。名前を使用をしようするとセルの追加・削除を行っても名前を引用している計算式などは場所がずれません。
数式で名前を定義し使用する(Microsoft) Excel名前　ツールバー

図―５名前　ツールバー

さらに発展させてデジタル化

一人分を１ページとして、PDFファイルとして作成・保存してＬＩＮＥ（従業員の承諾が必要）で送ることでペーパレス化となります。

作成した、ファイルをご希望の方は、こちらのページよりダウンロードしてください。
ダウンロードしても、どうしてもうまくできない方は、カスタマイズ（項目名称変更、マスタ項目変更、レイアウト変更など）を格安で引き受けます、気軽にをお願い致します。

給与明細の元になる勤務データ（出勤簿）をExcelで作る

いきなり勤怠管理システムなどを導入せずにExcelで勤務表、出勤簿などを作成して自社の勤怠管理を把握することが重要です。

請求書＆受領書をExcelで作る

電子帳簿保存法の改正においては、請求書、受領書など電磁的記録による保存等が可能となりました。
上記では給与明細書のデジタル化において記述しましたが、請求書、受領書などのデジタル化を検討されている企業が多いと考えられています。電子帳簿保存法に対応できる、請求書、受領書のデジタル化に対応できるExcelを作成しましたので公開します。 Excel請求書

図―６請求書

請求書・受領書作成Excel 請求書・受領書作成Excel仕様書

上記で示したExcelbookについて

上記で示したExcelbook及び使用中の手書き伝票をExcelbookなどに格安で販売中、またご希望に合わせて新規作成いたします。詳しくはExcelbook 伝票ソフトをご覧下さい。

図―７伝票のデジタル化

ＲＰＡ導入について

業務自動化によって、人手で行っていた繰り返し作業を自動化することができます。例えば、請求書の処理や購買申請の承認など、ルーティンな業務プロセスを自動化することで、業務の効率化や品質向上を実現することができます。ただし、業務自動化のためには、適切なプロセスの選定、ツールの選定、スクリプトの作成、テスト、本番運用など、多くの課題があるため、専門家の支援が必要な場合があります。
上記に示した伝票類に、既定の処理をＶＢＡで追加することでＲＰＡ（Robotic Process Automation）の第一歩となります。
RPA（Robotic Process Automation）は、

ソフトウェアロボットを使用して、ルーチンで繰り返されるビジネスプロセスを自動化する技術です。RPAは、人間が行うことができるタスクを自動化することにより、企業の生産性を向上させることができます。例えば、請求書の処理、顧客情報の更新、在庫管理など、繰り返しの作業を自動化することができます。