Excelの使い方




青色申告会の手伝いを始めて20年をすぎました、最近の会員さんでもExcelを使用して、事業用のデータ処理をしている方が多くなりました。
その方々から、Excelの使い方を質問されることも多くなりましたが、個々の質問は都度答えていますが、気になったのは、データ入力において、変化するデータは入力しなければなりませんが、そのデータの属性を毎回同じデータ(固定的データ)を入力していることです。

一般的にシステム開発では、いわゆる、データ分析後にマスターデータとトランザクションデータを切り分けて開発を行います。

小規模の事業用のデータ処理においても、上記の内容は必要です

例えば、給与明細書を作る場合は
    マスターデータ:氏名、手当、控除額
    トランザクションデータ:就業時間、残業時間、休暇・・・
の様に切り分け、毎回入力するのはトランザクションデータのみにすると入力時間を減少させることができます。

もう一つ
ある教室を開いていて、生徒さんが50名ほどで曜日と講師が決まっている状況で毎月の入金表作成していましたが、この方もマスターデータとトランザクションデータを切り分けず、毎回マスターデータをコピーして使用していました。

このように、Excelでデータ処理を行う上においても、マスターデータとトランザクションデータを切り分けることっが必要です、マスターデータを使用するにはキー項目(氏名など)設定して、LOOKUP関数(あるいはVLOOKUP関数
)を使用します。

給与明細書の例題は、当方のライブラリーからダウンロードして下さい




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