Microsoft Access 利用ユーザー増加か?





MicrosoftAccessをご存知の方は多いと思います、Office proパッケージを購入すると同梱されているデータベース管理システムのソフトウェアです。

私は、20年前から使用して、お客様のシステムを構築していますが、最近Microsoft Accessを取り上げたページ(*1下記参照)へのアクセスが急増している現象をみると、Microsoft Access 利用ユーザー増加しているように思われます。
昨今の働き手減少に伴い、バックオフィス(*2)のIT化が進んでいるようです。
*1 Microsoft Accesssでシステム構築
弊社 生産管理システム
MicrosoftAccessで出勤簿を作成する

*2 経理、会計、総務、庶務など、セールスや顧客対応を主とする営業部門やマーケティング部門などを
後方から支援する部署や業務がいわゆるバックオフィスとなります。

バックオフィス(*1)のIT化の実例(運送業)

  1. お客様からの注文を電話やFAXで受注
  2. 受注情報を予定表(=運行管理表)に手書きで記載し、これを元に陸送代行を実施。
  3. 予定表を元に毎日、請書(実施報告)をデータ作成し、お客様にデータ等で送付。
  4. 月次では、毎月請求書を発行している(全体で約100通となり、顧客毎に締め日が違う)のですが、営業所ごとに”案件明細を手入力”しています。
  5. ドライバー毎に報酬配分をするための支払明細を作成する
  6. 請求書と支払明細情報を集計・チェックし、会計ソフトに入力し会計事務所に送付して試算表や決算に使用。
課題

3,4,5も細かい作業で、事務担当が入力しますが社長もチェックしないといけません。また6では、
社長の毎月の作業は10時間ほどになり、営業や事業活動にも影響しています。②で予定表を作る時点で電子化すれば事務作業を効率化出来ると思慮していますが、複数人で運行管理(予定表作成)をしていることや顧客(営業所ごと)向けの請求書や請求書、支払明細、会計ソフトに入力するための集計をいかに効率化するかが課題です。</4>

解決策:IT導入補助金の利用を検討する
  1. FAX受注の内容は、スキャン(プリンター、あるいはFAXを利用する)してデジタルデータに変換(テキスト:txt):データ1とする。
  2. データ1をExcelで入力する:人力工数と人的ミス削減効果があります。:データ2とする。
  3. 顧客コード、営業所コードをデータ2に付加します。
  4. データ2をCSVファイルに変換して会計ソフトにインポートする(Excel使い道1:CSVファイルを使用するを参照して下さい):人力工数と人的ミス削減効果があります。
  5. 以上で人力工数と人的ミスは半減します。

上記は、Excelを利用したした例ですが、Microsoft Accessを利用するとさらに人力工数と人的ミス削減効果が上がります。



あわせて読みたい

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

CAPTCHA