デジタル化実例工数激減!







*下記内容はお客様の同意を得て掲載しています。
【デジタル化対応前業務内容】

  1. お客様からの注文を電話やFAXで受注
  2. 受注情報を予定表(=運行管理表)に手書きで記載し、これを元に陸送代行を実施。
  3. 予定表を元に毎日、請書(実施報告)をデータ作成し、お客様にデータ等で送付。
  4. 月次では、毎月請求書を発行している(全体で約100通となり、顧客毎に締め日が違う)のですが、営業所ごとに”案件明細を手入力”しています。
  5. ドライバー毎に報酬配分をするための支払明細を作成する
  6. 請求書と支払明細情報を集計・チェックし、会計ソフトに入力し会計事務所に送付して試算表や決算に使用。

デジタル化以前
【デジタル化対応前業務内容】

  1. お客様からの注文を電話の内容やでFAXで受注した内容は、即Excelに入力。
           FAX受注のお客様には指定用紙を使用して頂くように依頼。
  2. Excelからを予定表(=運行管理表)を作成、これを元に陸送代行を実施。
  3. 予定表を元に毎日、請書(実施報告)をデータを追記し、お客様にデータ等で送付。
  4. 月次では、予定表を元に毎月請求書を発行している(全体で約100通となり、顧客毎に締め日が違う)のですが、営業所ごとに”案件明細を手入力”しています。→Excel機能を使用する
  5. 予定表からドライバー毎に報酬配分をするための支払明細を作成する
  6. 予定表請求書と支払明細情報を集計・チェックし、会計ソフトに入力し会計事務所に送付して試算表や決算に使用。

デジタル化以後
一つのExcelbook:予定表をクラウド上で共有する事で作業工数が激減します。
受注内容や陸送代行を実施データは、担当者が入力することを絶対条件にすることお忘れなく。

“情報は発生源で担当者が入力する”という情報処理では非常に大事なことだが、守られていない企業もあるようです。

以上、デジタル化の検討、業務効率化などの検討においては、当方は
【公式】第Ⅱ期 中小企業デジタル化応援隊事業 / OACはI00012348として登録していますので一報ををお願い致します。




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