Excelの使い道

Excelは表計算ソフトでよく使われているソフトである、誰でもご存知ですが、
先日、ある会社にいきましたが、本来の依頼業務が終わり、休憩をしていましたが、横目に見えたことですが、経理担当の方が、excelで請求書を作成し、その後で経理システムに売掛金の入力をしていました、これは、作業のムダであることはあきらかでです。
本来の依頼業務が終わり時間が無かったので、上記について、再訪して、上記の作業のムダを省くためExcelでCSVファイルを作成して、経理システムの入力データ(売掛金)としてインポートすることにしました。
これらの作業をExcelのユーザーフォームを作成し1クリックCSVファイルを作成することにし、経理担当の方の作業時間軽出来ました。(この後で、仕入:買掛金についても行いました)

経理システムを使用している、他の企業において参考となる

Excelの使い道:CSVファイルを使用する
Excelの使い道:ユーザーフォームを使用する
を作成しました。
請求書の作成方法については
ワード(Word)とエクセル(Excel)で事務工数半減を御覧下さい。

「このままだと企業の4割が消える」:「攻めのIT」の必要性

TechTargetジャパンからの記事です

「このままだと企業の4割が消える」――経産省が“攻めのIT”を後押しするワケ
攻めのITに取り組む企業を選出したり、企業のIT投資についての調査を行うなど、経済産業省が「攻めのIT」を推進しようと活発に動いている。国として、今「攻めのIT」を推進するのはなぜなのか。経産省の担当者に聞いてみた。

要約
 「10年後までに、今ある企業の4割は姿を消す」Cisco SystemsのチェンバースCEOが発して話題になった言葉である。ビッグデータやIoTなど、ITの発展とともに企業の競争環境が大きく変化している今、IT活用への姿勢が企業の生死を分けるといわれる時代が到来している。

 経済産業省は「平成26年情報処理実態調査」を実施。その結果から、日本企業のIT活用が消極的であることが明らかとなり、警鐘を鳴らせざるを得ない状況となった。そして2015年5月、東京証券取引所と共同で、ITによる改革に積極的に取り組む企業「攻めのIT経営銘柄」を発表した。国として、今「攻めのIT」を推進するのはなぜなのか、そして米国との差はどこにあるのか。経済産業省 商務情報政策局の石川正樹審議官に聞いた。

*このさいとは、PDFファイルのダウンロードが必要です
資料と記事をみて下記サイトを作成しましたのでご覧ください
ITによる改革を積極的に取り組む:攻めの

・・・つまるところ、100人前後の企業はこのようなところまで手が回らないのが実情です

中小企業のインターネット活用ポイント

●現在、インターネットは事業を行なっていくうえで欠くことのできないツールになっています。
事業を展開するにあたり、「自社でもインターネットを利用しなければ」「ホームページを開設しなければ」と焦りがちだが、「どのような目的でインターネットを導入するのか」「誰に向けてどのような情報を発信するためにホームページを開設するのか」といった点をあらかじめ明確にしておかなければ、十分な成果は得られない。自社ではどのように活用したいのかを事前に十分検討したうえで導入するようにしましょう。

●取引先を開拓したい、紹介してほしいという企業は大変多いようですが、自社の取引先となりそうな業者のホームページを探す事をしていないようですね。ビューアー(IE、Google Chrome等)の使い方を知らないのでしょうか?
ビューアーの検索欄に情報を入力して検索することにより
・キーワード検索により取引先となりそうな業者のホームページを探す
・展示会・見本市の開催情報を調べる
・業界団体のホームページで会員となっている企業を調べる
・自治体や商工会議所のホームページで紹介されている地元企業を調べる
・・・などの事ができます
●広告宣伝
ホームページによる広告は、他の媒体に比べて安価であり、製品の特長やサービス内容などを詳しく掲載することができ、内容の更新も容易であるというメリットがあります。そして、電子メールで製品やサービスに関する質問やカタログの請求を受け付ければ、迅速に対応することができる。
現在は無料のSNS(Facebook、Twitterなど)あります、ホームページが作れなくても作成・修正・追加が容易なので使わないと損です。
ホームページがあるならばOACデータ連携(リビジョン: 10)のようにすることで、宣伝効果も上がります。

●ITを効率的に活用するには、安価で使い勝手のよいシステムを構築する
現在、情報システムは従来に比べて安価で容易に構築できるようになっている。導入する際には、実情に応じて各システムを丁寧に比較検討する。
業務フローを作成して個々の業務のインプット(入力情報)、プロセス(業務の内容)、アウトプット(業務の結果)を明確にし、業務の流れとそれぞれの部門の役割をわかり易く表現してみましょう、業務を洗い出すだけで業務効率を飛躍的に改善する案が見えてきます。

●社内ITに精通した人材がおらず、ITの具体的な活用方法などがよくわからない場合には、専門家(当社など)の利用も検討する。

業務改善:情報処理

・・・業務改善(業務の効率化)を行いたい、行うには・・・という文言を良き見聞ききしますが、ネット上にも煩雑に現れます。
製造現場における業務改善は、一部異種な部分もあると思いますが、基本は情報処理を正確・確実に行うことと考えています。
情報の発生源において、正確に情報が記録されることが第一の条件です、そして、各部署(次工程)にスムーズに、正確に伝わることが重要です。
 *企業においては、自身が扱う情報が、どこの部署(誰)が作成したのかを知らない人も少なくありません。情報の流れを理解していればトラブルに遭遇した時に対処も素早く行えるでしょう。

タイトルに表現した「業務改善:情報処理」の意味は、業務改善を行うには情報処理を正確・確実に行うことを意味しています。業務の管理者(経営者)においては自社の情報処理がどのよう行われているか把握するされているでしょうか?

業務改革

業務改善を行うには、自社の業務フロー(ワークフロー)を作成することをお勧めします。このリンク先は、易しく書かれていますご一読を。

まずは、自社の情報整理が大事!

  • ITではない
  • IPTです。
  • IT、ICT?言葉の問題ではない
  • 情報処理システム構築は?
  • 情報処理システム構築の第1歩は

とかいてきたが、
企業の大小あるいは、法人、個人(以降、活動体と称す)によらず、要・不要にかかわらず、情報は様々な形式で入り、そして、出ていきます。 活動体の目的を効率よく追求するためには、情報を的確に捉え、蓄積し、必要に応じて、正しく早く相手に伝えることが必要です。
情報処理システム構築の第1歩では、「自社の伝票・帳票類を、集めて誰が作り誰に渡しているかを整理すること。」と書きました。これらを一般的には「業務フロー」としてまとめることができれば、さてIT活用をどうするかという議論が行えます。
昨今は「業務フロー」作成せずにいきなり、IT活用と言っても無理な話です