会計処理データで在庫管理を行う

会計処理はパソコンで行っていても、在庫管理は手作業で行っている企業は少なくないです。根本原因は、お金の管理者と製品の管理者は別人であること、当然といえば当然ですが、社内での生産性を上げるためには、お金の管理と製品の管理において情報(データ)の共有が必要です。
ではどのようにすれば、情報(データ)の共有で社内での生産性を上げるられるでしょうか?
在庫管理をパソコンで行うためには、会計処理をパソコンで行っているので、製品ができて在庫を行った時に仕入として伝票を作成しましょう。
 但し、製品の管理者は適切な在庫情報を、お金の管理者に知らせることが必要です。
棚卸の時期は各社マチマチだと思いますが(1か月、3か月、半年・・)、
・棚卸の時期に、仕入データをCSVファイルとしてエクスポートします。(略称:A)
・同時に売上伝票もCSVファイルとしてエクスポートします。(略称:B)
・AccessあるいはExcelなどで、AとBを使用して在庫管理を行えば、在庫管理業務の時間短縮となります。

この方法は、単純に、在庫数(仕入)から売上数を差引き、上記処理を行った時点での製品の在庫数が把握できます。
在庫管理システムと呼称されるものは、数多くありますが先ずは、自社で作成してみましょう。

生産管理システムと会計管理システムとのデータ連携。

生産管理システムと会計管理システムとは、別々に販売されていますが、両システムにおけるデータ連携が行われていないのが現状と思います。SI業者のホームページを観ても生産管理と会計管理は別々に分けて紹介されているが、両システムにおけるデータ連携については記載されていない。
例えば、生産管理で作成した出荷データは請求データとなり、会計管理では売掛金データとして、更に、仕入データは買掛金データとして使用できます。なぜなのか?この原因はシステムが異なるため、また、システム利用者が異なる(現場系と管理系)ためと思われる。
この、問題を解決すれば、作業効率(作業時間短縮・データ入力ミス)は格段に向上することが考えられます。
よく聞く話として、経理の方は月末は忙しく残業も多いと聞きます、一因は、各部署から上がってくる伝票が月末に集中しているためです。
上記で、記述した売掛金データ、買掛金データが伝票ではなく、データとして受け取ることができれば、このような話はなくなるでしょう。
下図は上記処理概要です。生産管理システムから請求書データをインポートして会計管理システムで入力可能なCSVファイルを作成し会計管理システムでインポートすることによりデータ連携が可能となります。
太字部分(下図)を考慮したものをMicrosoftAccessで作成してみました。

一般的に、生産管理システムには請求書データをエクスポートする機能は用意されていないので、カスタマイズとして新規に作成することになるが少なくとも20万円以上の費用が必要となります。「請求書データをエクスポートして、CSVファイルをさする処理」をMicrosoftAccessやExcelで作成します。
会計管理システムには請求書データをインポートする機能(各種仕訳データ)は用意されているが使用していない企業が多いようです。仕訳データの様式は各システムにおいて異なるが、
ある会計管理システムの仕訳データの様式です。
参考ページ
生産管理システムへ
Microsoft Accesssでシステム構築へ

上記についてのお問合わせは下記よりお願い致します。